ТРИ ПОДХОДА К ПРИЕМКЕ ДОКУМЕНТАЦИИ

Docs
Автор статьи: Оксана Войцехович, эксперт компании ООО «Витро Софт». Многолетняя практика нашей работы с клиентами показывает, что каждая компания — заказчик или техзаказчик строительного проекта — старается оптимизировать и автоматизировать процедуру приемки документации под собственные реалии. При этом можно выделить несколько принципиальных подходов к приемке, которые влияют на автоматизацию документооборота. Рассмотрим особенности этих подходов. Подход 1 — пофайловый (полистовой) учет документов комплекта Ряд строительных заказчиков для сокращения общих сроков строительного проекта строят свою работу, используя следующие практики: Принимают к согласованию комплект документации частями, чтобы передавать согласованные части подрядчикам по мере готовности Одновременно могут согласовываться несколько частей, если они содержат разный набор файлов к согласованию При согласовании могут согласовывать не все документы комплекта или его части, а согласованные передавать подрядчикам Основным форматом приемки документации от проектировщиков считают не редактируемый (чаще всего PDF), т.к. он должен попасть в архив и именно с ним должны совпасть распечатанные листы, передаваемые строительным подрядчикам. При этом заказчики часто запрашивают дополнительно документацию и в редактируемом формате Подход 2 — комплектный учет При отсутствии возможности автоматизации своего электронного архива документации и/или в переходные периоды, когда сложно сразу организовать выполнение внутренних регламентов, в ряде организаций для упрощения ведения документооборота в электронном виде используют следующие внутренние правила: Чтобы не делать соотнесений при регистрации изменений после выпуска в производство работ, принимают к согласованию комплект документации только полностью. Частичная приемка комплекта не допускается даже при получении изменений, т.е. при изменении 3 файлов комплекта из 29 к приемке надо передать все 29 файлов При согласовании решение принимается по всему комплекту – нельзя отклонить несколько файлов комплекта Текущий состав документов комплекта всегда хранится в последнем переданном и согласованном пакете документации от проектировщика Форматы файлов приемки допускаются разные, в некоторых проектах или на начальных этапах согласования допустима приемка BIM-моделей Подход 3 — пакетный учет Многие организации во внутреннем документообороте стараются добиться максимального совпадения между бумажным и электронным документооборотом, поэтому при организации электронного хранения и движения технической документации придерживаются в регламентах следующих правил приемки документации: Первую (основную) ревизию комплекта от проектировщиков запрашивают и получают в полном объеме (в одном пакете) При внесении изменений принимают к согласованию пакет, содержащий измененные файлы Пакет с изменениями обязательно должен сопровождаться перечнем сделанных изменений, т.к. именно проектировщик знает, что в каком файле было изменено   При согласовании решение принимается по одному пакету (полному или только с изменениями) целиком – нельзя отклонить несколько файлов внутри пакета Выводы: Ситуации с ведением электронного архива и документооборота на предприятиях разные, сложившиеся традиции в учете и пожелания руководства также различаются. В связи с этим каждый из описанных подходов имеет право на существование. Принимая решение об автоматизации следует учитывать не только сложившуюся практику и насколько она устраивает компанию, но и требования, которые порождает тот или иной подход к автоматизации электронного документооборота.  У каждого из описанных подходов есть свои плюсы и минусы с точки зрения их реализации в автоматизированной системе. Об этом мы информируем своих клиентов при обсуждении будущих настроек системы и расскажем в наших последующих материалах. Read More