Автор: Оксана Войцехович, эксперт ООО «Витрософт»

Реестр замечаний является важным компонентом процесса принятия решений в рамках взаимодействия участников строительного проекта на базе среды общих данных.

Реестр замечаний состоит из структурированного перечня замечаний и механизма маркапа для файлов формата PDF.

В данном кратком обзоре работы с Реестром замечаний в системе обмена данными в строительных проектах Vitro Park мы разберем основные возможности этого элемента системы и обсудим их назначение.

Функционал Реестра позволяет:

  • Регистрировать замечания в системе
    • Непосредственно в перечне замечаний
    • Путем проставления меток и описания замечаний на файлах формата PDF (маркап)
  • Отмечать и отслеживать шаги жизненного цикла каждого замечания с учетом ролей участников проекта, вести переписку в ходе исправления замечания
  • Формировать документы предписаний
  • Вести учет и анализ замечаний в разных разрезах

Реестр замечаний помогает поддерживать разные процедуры взаимодействия в ходе сдачи-приемки документации:

  • Комментирование документации
  • Согласование изменений документации
  • Документирование принятия решений

Реестр замечаний для комментирования документации

Замечания в Vitro Park структурированы в системе по объектам хранения данных – отдельным файлам или разделам, и активно используются для комментирования объектов хранения. Комментарием к файлу или папке может служить замечание или набор замечаний, а для детализации комментирования используют встроенный чат и возможность прикрепления скриншотов и файлов (из банка проектных данных или с локального диска).

Важной возможностью для комментирования технической документации в Vitro Park является функция добавления пометок (маркап) к pdf- чертежу без изменения самого файла чертежа. Таким образом достигается необходимая точность передачи и восприятия информации, а также экономится время для документирования замечаний.

Реестр замечаний для согласования изменений документации

Замечания в Vitro Park имеют настраиваемый жизненный цикл, который в системе отражается путем контролируемой смены статусов.

Участник проекта с определенной ролью отвечает и имеет доступ только к четко ограниченным регламентом статусам. Т.е. подрядчик сам не может выставить замечанию статус «Закрыто».

Каждая новая итерация сдачи-приемки документации начинается с проверки насколько проработаны ранее выставленные замечания и с закрытия сделанных исправлений.

Благодаря четко настроенным путям обработки замечаний и настроенному порядку статусов согласование происходит без потерь информации и в рамках установленных правил и регламентов.  Таким образом достигается максимальное взаимопонимание и согласованность действий между участниками проекта.

Документирование принятия решений

Очень часто работа с Реестром замечаний проводится в рамках автоматизированного процесса согласования документации

Комментируя документацию при помощи замечаний, меняя статус замечания в системе, все участники процесса согласования документации (инициаторы изменений, комментирующие специалисты по отдельным дисциплинам, ответственные за процессы согласования) оставляют в Реестре следы своих действий.

В результате в Реестре не только отображается в режиме реального времени текущее состояние каждого согласуемого документа и раздела, но и сохраняется полная история всех комментариев и принятых на их основании решений. Таким образом, улучшается дисциплина совместной работы и качество принимаемых решений. Это, в свою очередь, дает четкое понимание ответственности различных участников проекта и сокращает количество возможных конфликтов и затрат на их разрешение.

Выводы:

Функционал Реестра замечаний в системе Vitro Park позволяет организовать структурированное рассмотрение и обработку всех замечаний, поступающих в ходе разработки и согласования документации. Это, в свою очередь, способствует улучшению качества утвержденной документации и повышает эффективность процессов согласования и работы с комментариями как внутри одного предприятия, так и между разными организациями, участвующими в строительном проекте.

По данным нашего клиента компании «ГК Спектрум» за семь месяцев в рамках поддерживаемых в системе трех проектов было запущено свыше 1300 процессов согласования, по которым участники создали более 6500 отдельных замечаний. Качественная и эффективная обработка такого количества согласований и комментариев невозможна без использования системы автоматизации проектного документооборота.

Дополнительная информация: